Pengorganisasian dan pengembangan masyarakat (PPM) evaluasi dan monitoring

BAB I

PENDAHULUAN

I.1     Latar belakang

Pengorganisasian dan pengembangan masyarakat (PPM) atau community organization or comunity development  (COCD)  merupakan perencanaan, pengorganisasian, atau proyek dan atau pengembangan berbagai aktivitas pembuatan program atau proyek kemasyarakatan yang tujuan utamanya meningkatkan taraf hidup atau kesejahteraan sosial masyarakat. Sebagai suatu kegiatan kolektif,  PPM  melibatkan beberapa aktor, seperti pekerja sosial, masyarakat setempat, lembaga donor, serta instansi terkait yang saling bekerja sama mulai dari perancangan, pelaksanaan, samapai evaluasi terhadap program atau proyek tersebut.

PPM sangat memperhatikan keterpaduan antara sistem klien dengan lingkungannya.Sistem klien bisa bervariasi, mulai dari individu, keluarga, RT, tempat kerja, rumah sakit dll.Dalam PPM, pekerja sosial menempatkan masayarakat sebagai sistem klien dan sistem lingkungan sekaligus.Karenanya pengetahuan dan ketrampilan yang harus dikuasai oleh pekerja sosial yang akan terlibat dalam PPM meliputi pengetahuan tentang masyarakat, organisasi sosial, perkembangan, perilaku manusia, dinamika kelompok, program sosial dan pemasaran sosial.

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi yang diselenggarakan tahun dimaksudkan sebagai suatu kegiatan penilaian dan observasi antara peraturan yang telah ditetapkan, serta untuk memastikan dan mengendalikan keserasian pelaksanaan program dan kegiatan dengan perencanaan yang telah ditetapkan dalam Rencana.

Dalam pelaksanaan monev ini terbagi menjadi 3 (tiga) kategori. Kategori tersebut adalah pembinaan, pengendalian, dan pengawasan. Penetapan kategori ini didasarkan atas kondisi laporan hasil proses belajar mengajar yang disampaikan kepada pemerintah, dimana dari analisis laporan tersebut dapat diketahui program studi mana yang aktif, tidak lengkap, tidak aktif. Setiap program studi akan diberikan instrument monev sesuai dengan kategori yang telah ditetapkan dan hasilnya  akan dievaluasi melalui penilaian kualitas program yang dilakukan dengan metode yang sesuai untuk meningkatkan kualitas operasional program dan kegiatan yang berkontribusi penting.

Oleh sebab itu pelaksanaan monev dilakukan secara terintegratif dengan menyusun rencana sasaran, mendesain instrumen evaluasi, melakukan observasi di lapangan, kemudian menganalisis hasilnya, sehingga hasilnya diharapkan dapat memberi gambaran tentang cerminan terhadap output kualitas operasional program, kegiatan, dan layanan, tetapi sekaligus juga untuk mengetahui apakah indikator keberhasilan program dan kegiatan sesuai dengan hasil yang diharapkan (outcome), termasuk evaluasi terhadap kinerja perguruan tinggi swasta dalam menyelenggarakan proses pendidikan, apakah telah sesuai dengan peraturan yang ditetapkan.

I.2     Rumusan masalah

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1    Monitoring dan Evaluasi

a.    Monitoring

Monitoring dapat diartikan sebagai nsebuah usaha untuk memastikan berjalannya suatu proses dari aktivitas yang sedang dilakukan dengan adanya dokumentasi/pencatatan yang baik. Hasil monitoring adalah serangkaian data yang akan digunakn untuk evaluasi, penilaian ataupun pengembangan perbaikan sebagaimana yang diharapkan. Monitoring dapat dilakukan melalui berbagai cara. Dijalankan oleh setiap pihak yang melaksanakan proses aktivitas tersebut ataupun oleh pihak yang di luar itu, dilakukan secara tetap pada waktu tertentu ataupun secara random. Monitoring dapat dilakukan pada setiap tahapan kegiatan, apakah dari perencanaan ataupun setelah bagian pekerjaan tertentu diselesaikan.

Monitoring adalah proses melihat dan memikirkan kembali secara menyeluruh yang dilakukan terus menerus atau berkala oleh berbagai pihak untuk mengetahui perkembangan dari sebuah pekerjaan atau program.

b.    Evaluasi

Evaluasi adalah pengidentifikasian keberhasilan dan/atau kegagalan suatu rencana kegiatan atau program. Evaluasi berusaha mengidentifikasi mengenai apa yang sebenarnya terjadi pada pelaksanaan atau penerapan program. Evaluasi program merupakan kajian terhadap program dengan fokus perhatian pada hasil dan dampak yang ditimbulkan baik secara positif dan negatif. Fungsi evaluasi adalah : 1) Evaluasi dilakukan untuk mengetahui apakah program mampu  memecahkan masalah yang dirumuskan pada tahap awal perencanaan. Ketika implementasi dilaksanakan akan diketahui lebih lanjut tentang masalah dan mungkin kita perlu memikirkan kembali tentang tujuan dan proyek. 2) evaluasi diperlukan untuk mengkaji informasi yang dapat dipergunakan untuk mengambil keputusan dalam melakukan perbaikan. 3) evaluasi diperlukan untuk memberikan masukan bagi pelaksanaan proyek, yang terlibat dalam implementasi proyek. Informasi tentang bagaimana proyek berlangsung menjadi sumber penting sebagai motivasi dan kepuasaan pihak-pihak yang terlibat.

2.2    Proses Monitoring dan Evaluasi dilakukan melalui 3 tahapan

1.      Tahap Perencanaan

Tahap perencanaan dilakukan dengan mengidentifikasi  hal-hal yang akan dimonitoring, variabel apa yang akan di monitoring, variabel apa yang akan dimonitor serta menggunakan indikator mana yang sesuai dengan tujuan program. Rincian tentang  variabel yang dimonitor hatus jelas dulu, serta pasti dulu batasannya dan definisinya. “variabel adalah karakteristik dari seseorang, suatu peristiwa atau obyek yang bisa dinyatakan dengan data numerik yang berbeda-beda.

2.      Tahapan Pelaksanaan

Monitoring ini untuk mengukur pelaksana program dari kegiatan yang sudah direncanakan. Setelah memastikan definisi yang tepat tentang variabel yang dimonitoring serta indikatornya, maka laksanakan moitoring tersebut.

·      Adapun indikator yang dapat diukur dalam melihat persiapan pelaksanaan kegiatan adalah :

1.    Adanya rencana pelaksanaan kegiatan yang memuat maksud dan tujuan serta output yang diharapkan.

2.    Kesesuaian memilih metode yang akan digunakan utuk pelaksanaan kegiatan.

3.    Penggunaan alat dan bahan yang digunakan.

4.    Adanya tahapan evaluasi dan alat evaluasinya.

5.    Kesesuaian metode dengan alat evaluasi.

6.    Kesesuaian evaluasi denan tujuan pebelajaran

·      Monitoring pada waktu pelaksanaan kegiatan, indikator dan proses yang di lakukan adalah :

Ketetapan dan pengelolaan waktu peaksanaan kegiatan

1.      Ketetapan penggunaan metode yang digunakan

2.      Adanya penjelasan yng sesuai dengan pengguanaan metode

3.      Penggunaan media yang sesuai dengan harapan metode

4.      Melaksanakan evaluasi pembelajaran

5.      Adanya tindak lanjut dari program tersebut

Monitoring pada pasca program, yaitu pemantauan setelah kegiatan dilakukan dan dinyatakan selesai. Hal ini menyangkut sikap dan perubahan dari pelaksana kegiatan dan sasaran kgiatan yang dicapai.

3.      Tahap Pelaporan

Langakah-langkah monitoring ditampilkan pada diagram berikut ini :

Pada langkah ketiga, yaitu menentukan apakah prestasi dan output yang dicapai itu memenuhi standar yang sudah ditentukan dan disini terdapat tahapan evaluasi,yaitu mengukur kegiatan yang sudah dilakukan dengan standar yang harus dicapai. Selanjutnya temuan-temuan tersebut ditindak lanjuti dan hasilnya menjadi laporan tentang program.

·           Tujuan kegiatan monitoring

1.      Untuk memantau suatu kegiatan penelitian dan pengembangan dalam pencapaian sasaran.

2.      Untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas dari sebuah project ata organisasi

3.      Untuk membantu pekerjaan tercatat dalam jalurnya, dan managemen udah mengetahui suatu kesalahan dalam pekerjaan.

4.      Untuk menentukan sumber mana yang tersedia degan cukup baik dan dapat digunakan, dan juga kapasitas yang menckupi dan sesuai, sehingga anda dapat melakukan apa yang telah anda rencanakan

·           Cakupan monitoring

1.      Menentukan indikator dari efficiency, effectiveness dan impact

2.      Merencankan sistem untuk mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan indikator

3.      Mengumpulkan dan mencatat informasi

4.      Menganalisa informasi

5.      Menggunakan informasi untuk menginformasikan day-to-day management

·           Yang seharusnya terlibat dalam Monitoring

1.      Setiap orang yang terlibat dalam organisasi atau program

2.       Petugas administrasi rapat bertanggung jawab mepersiapkandistribusikan absensi

3.      Petugas lapangan menulis laporan kunjungan tentang lapangan

4.      Petugas pencatatan bertanggung jawab untuk mencatat semua pengeluaran

·           Kegiatan monitoring

1.      Mekanisme Monitoring ‘

Pelaksanaan onitoring dapat dilakukan dengan berbagai cara, disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada. Untuk monitoring di tingkat lapangan dapat dilakukan dengan cara diskusi langsung secara intensif bersama pra stakeholder yang terlibat dalam kegiatan, atau dengan presentasi setiap kegiatan oleh penerima manfaat pada waktu yang disepakati .

Sedangkan untuk monitoring yang dilakukan oleh tim pelaksana program akan dilakukan dengan cara presentasi dan dilanjutkan dengan kunjungan ke lapangan.

2.      Fokus Monitoring

Dalam pelaksanaanya monitorinng di tingkat lokal maupun tingkat managemen pusat akan difokuskan pada ;

a.       INPUT

b.      (Pendanaan, SDM, Peralatan )

c.       PROSES

d.      (metode, Waktu Pelaksanaan, Ketepatan Pelayanan pemberdayaan masyrakat, perencanaan kerja)

e.       OUTPUT

f.       (Lapangan, usaha, succes story, Networking)

3.      Acuan monitoring

Dalam pelaksanaan monitoring mengacu pada:

1.      Kegiatan

2.      Recana Kinerja Masa Program

3.      Penetapan Kinerja

4.      Term of Reference (TOR)/ Kerangka Acuan Kerja/Logframe

5.      Laporan Kemajuan Kegiatan

6.      Hasil Monitoring pendamping program

7.      Self Assesment

·           Waktu Pelaksanaan Monitoring

Pelaksanaan monitoring ditingkat managemen lokal dilakukan secara interensif setiap minggu, sedngkan untuk tingkat managemen pusat dilakukan dalam setiap pelaksanaan kegiatan yang disesuaikan dengan kebutuhan.

2.3         Evaluasi

Evaluasi merupakan rangkuman hasil pengukuran pencapaian kinerja selama tahun berjalan, yang berkontribusi terhadap capaian putcome yang ditetapkan dalam rencana strategi (renstra). Capaian kinerja output dan outcome diukur dengan menggunakan berbagai indikator kinerja yang telah ditetapkan dalam renstra tersebut. Keseluruhan capaian kinerja merupakan ukuran keberhasilan management prorgam dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya.

Evaluasi kinerja dimaksudkan untuk menelaah apakah capaian kinerja output serta capaian kinerja outcome kumulatif sesuai dengan yang direncanakan. Evaluasi capaian kinerja dilakukan antara lain dengan analisis membandingkan antara apa yang direncanakan dengan dihasilkan, disertai dengan tingkat capaian dalam ukuran kuantitatif yang tertera dalam penetapn indikator yang terdiri dari indikator input dan indikatot output.

Evaluasi adalah perbandingan dari actual project dengan perencanaan strategi yang telah disepakati. Evaluasi dapat memperihatkan penjabaran yang dilakukan, dan apa yang telah diselsaikan dan bagaimana menyelsaikannya.

Evaluasi dapat secara formative yaitu dapat dilakukan selama project atau organisasi berlangsung, dengan menitikberatkan pada peningkatan strategi atau dengan cara mengetahui fungsi sebuah project atau organisasi. Evaluasi dapat juga secara summative yaitu penggambaran pembelajaran dari sebuah project yang lengkp atau organisasi yang sudah lama tidak berfungsi.

·           Cakupan evaluasi

1.      Memperlihatkan pada program atau acuan organisasi dan dampak yang diinginkan

2.      Memperlihatkan  dan mengkaji keajuan program atau organisasi yang ingin didapatkan sebagai target atau dampak.

3.      Memperlihatkan strategi program atau organisasi,dimulai dari kepemilikan strategi, kefektifan, kegunaan strategi.

4.      Memperlihatkn cara menggunakan sumber yang efisien, kelanjutan kinerja progaram atau organisasi, dan pelaksanaan untuk berbagai stakeholder dana cara kerja organisasi mereka.

·           Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dan evaluasi yaitu satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan, namun bukan berarti sama. Kata dari “monitoring dan evaluasi” cenderung mengarahkan bagaimana melaksanakan monitoring dan evaluasi tersebut secara bersamaan sebagai salah satu kesatuan, kenyataannya bahwa monitoring dan evaluasi adalah dua hal yang berbeda dalam suatu kegiatan organisasi, yang berhubungan tetapi tidak sama.

·           Monitoring dan Evaluasi mengacu pada pembelajran dari apa yang telah dilakukan dan bagaiman anda melakukannya dengan berfokus pada :

1.      Effiency, yaitu memperlihatkan suatu input (misalnya uang, waktu, satf, peralatan) dari pekerjaan yang sesuai dengan output.

2.      Effectiveness yaitu pengukuran kemajuan dari suatu program atau project yang dicapai dari tujuan khusus yang telah direncanakan.

3.      Impact yaitu memperlihatkan bagaimana seseorang dapat membuat suatu pembedaan untuk mengatasi kondisi permasalahan yang telah diusahakan.

·           Prinsip-prinsip Monitoring dan Evaluasi

Prinsip-prinsip monitoring dan evaluasi dilakukan secara obyektif guna mendapatkan data informasi yang akurat, meliputi :

1.      Partisipatif, banyak pihak yang terlibat mulai dari proses perencanaan hingga evaluasi program.

2.      Transparan, pertanggung jawaban dilaporkan secara transparan.

3.      Tanggung gugat, pengambilan keputusan dan penggunaan sumberdaya bisa di tanggung di depan masyarakat luas.

4.      Kesetaraan, semua pihak yang terlibat dalam proses monitoring dan evaluasi mempunyai hak dan kedudukan yang setara.

5.      Kejujuran, pelaporan kegiatan dilakukan dengan jujur dan sesuai dengan kenyataan di lapangan.

6.      Berjiwa besar, dalam menerima dan memberikan kritik dan saran dari dan kepada pihak lain.

7.      Keterpaduan, monitoring dan evaluasi dilakukan dengan melihat semua arah secara terpadu dan menyeluruh.

8.      Fleksibel, tidak kaku, sesuai dengan keadaan waktu dan tempat.

9.      Kesepakatan, pelaksaan monitoring dan evaluasi harus didasarkan pada kesepakatan bersama semua pihak.

·           Tujuan melakukan Monitoring dan Evaluasi

1.      Membantu untuk mengidentifikasi suatu masalah dan penyebab;

2.      Mengarahkan solusi yang mungkin dapat mengatasi suatu permasalahan;

3.      Menimbulkan pertanyaan tentang asumsi dan strategi;

4.      Mendorong anda untuk merefleksikan bagaimana anda melakukan dan bagaimana anda mencapainya;

5.      Menyediakan anda dengan informasi dan cara pandang;

6.      Mendorong anda untuk beraksi dengan informasi dan cara pandang yang didapatkan;

7.      Meningkatkan kesempatan anda untuk dapat membuat pengembangan positif dengan cara yang berbeda

·           Perencanaan Monitoring dan Evaluasi

1.      Monitoring dan evaluasi harus menjadi menjadi bagian dari proses perencanaan.

2.      Perlu memulai pertemuan untuk berbagi informasi tentang kinerja dan hubungannya dengan target pada saat dimulai.

3.      Informasi utama pada saat pertemuan haruslah kondisi kenyataannya, pada saat dilaksanaannya, asesmen/ kajian awal.

·           Indikator Keberhasilan

Keberhasilan pelaksanaan kegiatan pemberdayaan masyarakat yang dilakukab dinilai melalui beberapa indikator, antara lain :

1.      Terbangunnya kesepahaman dengan para pihak (stakeholders) terkait dengan kegiatan perdayaan masyarakat.

2.      Telah terdapat fasilitator/pendampingan yang efektif bagi kegiatan pemberdayaan masyarakat di lapangan.

3.      Terbangun dan berkembangnya kelembagaan masyarakat di tingkat desa, dan berfungsi dengan baik.

4.      Keterampilan dan pengetahuan SDM meningkat

5.      Kegiatan usaha ekonomi masyarakat  telah berkembang.

·           Objek Monitoring dan Evaluasi

Objek dari kegiatan monitoring yang dilakukan secara lengkap akan diuraikan diuraikan dalam bab berikut, meliputi 4 (empat) unsur manajemen yaitu Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling :

1.      Perencanaan pemberdayaan masyarakat (makro)

a.       Sistim penyusunan rencana pemberdayaan masyarakat makro harus sesuai dengan ketentuan yang ada pada Pedoman Penyusunan Master Plan Pemberdayaan Masyarakat, diantaranya terkait tahapan kegiatan yang dilakukan dalam rangka pemberdayaan masyarakat.

b.      Pelaku kegiatan yang terlibat

Pada hal ini harus dipastikan apakah sudah melibatkan semua stakeholders terkait.

·           Pengorganisasian

Mekanisme fasilitator mendampingi kegiatan pengembangan ekonomi masyarakat.

·           Pelaksanaan

1.      Pelaksanaan tahapan kegiatan, sesuai jangka waktu dan anggaran

2.      Komitmen para pihak terkait.

3.      Penggunaan sumberdaya (dana, SDM maupun fasilitas)

4.      Pembinaan yang telah dilakukan

5.      Respon masyarakat dalam pelaksanaan kegiatan pemberdayaan.

·           Pengawasaan/controling

Mekanisme pengawasan oleh UPT dalam pelaksanaan kegitaan. Dari data dan informasi hasil dari kegiatan pemberdayaan masyarakat (outcome) sebagai bahan evaluasi. Kegiatan evaluasi dilakukan dengan menggunakan pendekatan (asumsi) kriteria dan indikator pemberdayaan masyarakat.

·           Metode Pelaksanaan

a.       Metode pelaksanaan monitoring

1.      Pengumpulan data primer dari peninjauan langsung, wawancara, serta pengisian kuisioner.

2.      Pengumpulan data sekunder dari menelaah laporan surat dan berkas atau dokumen lain terkait dengan pelaksanaan pemberdayaan.

b.      Metode pelaksanaan evaluasi

Melakukan penilaian terhadap hasil pengamatan monitoring dan verifikasi terhadap konsep kegiatan pemberdayaan masyarakat, evaluasi proses pelaksaan pemberdayaan masyarakat, evaluasi hasil pelaksanaan pemberdayaan masyarakat, evaluasi terhadap manfaat pemberdayaan masyarakat, dan evaluasi dampak kegiatan pemberdayaan masyarakat  terhadap kawasan hutan konservasi.

·           Waktu dan Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi

1.      Waktu Kegiatan Monitoring dan Evaluasi

a.       Waktu kegiatan monitoring

Kegiatan monitoring dilaksanakan secara kontinyu yang disesuaikan dengan tahapan proses kegiatan pemberdayaan masyarakat yang dilakukan, yaitu dari tahap perencaan sampai monitoring dan evaluasi .

b.      Waktu Kegiatan Evaluasi

Kegiatan evaluasi dilaksanakan secara berkala, yaitu :

1.      Evaluasi pada awal kegiatan, dilakukan untuk menilai persiapan/perencanaan kegiatan penyelenggaraan pemberdayaan masyarakat.

2.      Evaluasi Tahunan, dilakukan untuk menilai hasil-hasil kegiatan yang telah dicapai selama satu tahun pelaksanaan kegiatan pemberdayaan masyarakat, berdasarkan hasil monitoring.

3.      Evaluasi lima tahunan, dilakukan untuk menilai tingkat keberhasilan program pemberdayaan masyarakat secara keseluruhan, mulai dari awal kegiatan penyelenggaraan sampai dengan berakhirnya kegiatan, berdasarkan hasil monitoring.

2.      Pelaksanaan Kegiatan Monitoring dan Evaluasi

a.       Pelaksanaan Kegiatan Monitoring

1.      Kegiatan Monitoring bertujuam untuk memperoleh data informasi tentang kegiatan pemberdayaan masyarakat yang telah/sedang dilaksanakan dan permasalahan yang dihadapi.

2.      Penekanan monitoring adalah pada aspek proses pelaksanaan kegiatan dan mengandung 4 (empat) fungsi yaitu fungsi ketaatan, pemeriksaan, akuntabilitas dan penjelasan.

3.      Agar pelaksanaan monitoring berjalan dengan tertib, lancar, efektif dan efesien, maka diperlukan adanya persiapan yang baik, antara lain dengan mempelajari dan memahami obyek yang akan dimonitor serta mempersiapkan instrumen yang akan dipergunakan.

b.      Pelaksanaan Kegiatan Evaluasi

1.      Merupakan suatu proses dimana terjadi upaya pembelajaran, menjawab pertanyaan, membuat rekomendasi dan saran, dan ditekankan kepada aspek hasil pelaksanaan kegiatan dan mengandung fungsi penaksiran, pemberian angka dan penilaian. Evaluasi harus berorientasi pada tujuan, kegiatan faktual dan keadaan sebelum maupun sesudah program pemberdayaan masyarakat.

2.      Pelaksaan evaluasi bertujuan untuk menilai tingkat keberhasilan pelaksanaan kegiatan pemberdayaan masyarakat, yang berguna dalam memberikan umpan balik bagi pihak terkait dalam meningkatkan kualitas kinerjanya.

3.      Agar dalam pelaksanaan evaluasi dapat berjalan dengan tertib, lancar, efektif dan efiensien, maka perlu adanya persiapan yang baik, antara lain dengan memahami indikator-indikator pelaksaan kegiatan pemberdayaan masyarakat, serta mempersiapkan instrumen yang akan dipergunakan.

·         Tujuan kegiatan monitoring

1.      Untuk memantau suatu kegiatan penelitian dan pengembangan dalam pencapaian sasaran.

2.      Untuk meningkatkan efisuensi dan efektifitas dari sebuah project atau organisasi

3.      Untuk membantu pekerjaan tercatat dalam jalurnya, dan mangemen mudah mengetahui suatu kesalahan dalam kesalahan

4.      Untuk menentukan sumber mana yang tersedia dengan cukup baik dan dapat digunakan, dan juga kapasitas yang mencukupi dan sesuai, sehingga anda dapat melakukan apa yang telah anda rencanakan.

·         Cakupan monitoring

1.      Menentukan indikator dari efficiency, effectiveness dan impact

2.      Merencanakan sistem untuk mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan indikator.

3.      Mengumpulkan dan mencatat informasi

4.      Menganalisa informasi

5.      Menggunakan informasi untuk menginfirmasikan day-to-day managemen

·         Yang seharusnya terlibat dalam monitoring

1.      Setiap orang yang terlibat dalam organisasi atau program

2.      Petugas administrasi rapat mempertanggung jawab mempersiapkan distribusu absensi

3.      Petugas lapangan menulis laporan kunjungan tentang lapangan.

4.      Petugas pencatat bertanggung jawab untuk mencatat semua pengeluaran dan pemasukan

·         Mekanisme monitoring

Pelaksanaan monitoring dapat dilakukan dengan berbagai cara, disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada. Untuk monitoring di tingkat lapangan dapat dilakukan dengan cara diskusi langsung intensif bersama para stakeholder yang terlihat dalam kegiatan, atau dengan persentasi setiap kegiatan oleh penerima manfaat pada waktu yang disepakati

Sedangkan untuk monitoring yang dilakukan oleh tim pelaksana program akan dilakukan dengan cara persentasi dan dilanjutkan dengan kunjungan lapangan.

a.       Fokus monitoring

Dalam pelaksanaan monitoring ditingkat lokal maupun ditingkat managemen pusat akan difokuskan dalam

1.      Input (pendanaan, sdm, peralatan)

2.      Proses (metode, waktu pelaksanaan, ketetapan pelayanan pemberdayaan masyarakat, perencanaan kerja)

3.      Output (lapangan usaha, success story, networking )

b.      Acuan monitoring

·         Dalam pelaksanaan monitoring mengacu pada

1.      Kegiatan

2.      Rencana kinerja masa program

3.      Penetapan kinerja

4.      Term of reference (TOR) / kerangka acuan kerja / logframe

5.      Laporan kemajuan kegiatan

6.      Hasil monitoring pendamping program

7.      Self assesment

c.       Waktu pelaksanaan monitoring

Pelaaksanaan monitoring ditingkat managemen lokal dilakukan secara intensif setiap minggu, sedangakn untuk tingkat managemen pusat dilakukan dalam setiap pelaksanaan kegiatan yang disesuaikan dengan kebutuhan.

·         Evaluasi

Evaluasi merupakan  rangkuman hasil pengukuran caapaian kinerja selam tahun berjalan, yang berkontribusi terhadap capaian outcome yang ditetapkan  dalam rencana (renstra). Capaian kinerja output dan outcome diukur dengan menggunakan berbagai indikator kinerja yang telah ditetapkan dalam renstra tersebut. keseluruhan capaian kinerja merupakan ukuran keberhasilan managemen program dalam pelaksanaan tugas dan fungsiny.

Evaluasi kinerja dimaksudkan untuk menelaah apakah capaian kinerja output serta capaian kinerja outcome kumulatif sesuai dengan yang direncanakan. Evaluasi capaian kinerja dilakukan antara lain dengan apa yang dihasilkan, disertai dengan tingkat capaian dalam ukuran kuantitatif yang tertera dala penetapan indikator yang terdiri dari indikator input dan indikator output.

Evaluasi adalah perbandingan dari actual project dengan perencanaan strategi yang telah disepakati. Evaluasi dapat memperlihatkan penjabaran yang dilakukan, dan apa yang telah diselsaikan dan bagaimana menyelsaikannya. Evaluasi dapat secara pormative yaitu dapat dilakukan selama project atau organisasi berlangsung, dengan menitikberatkan pada peningkatan strategi atau dengan cara mengetahui fungsi sebuah project atau organisasi. Evaluasi dapat juga secara summative yaitu penggambaran pembelajaran dari sebuah project yang lengkap atau organisasi yang sudah lama tidak berfungsi.

·         Cakupan evaluasi

1.      Memperlihatkan pada program atau acuan organisasi dan dampak yang ingin dihasilkan.

2.      Memperlihatkan dan mengkaji kemajuan program atau organisasi yang ingin didapatkan sebagai target atau dampak.

3.      Memperlihatkan strategi program atau organisasi, dimulai dari kepemilikan strategi, keefektifan, kegunaan strategi.

4.      Memperlihatkan cara menggunakan sumber yang efisien, kelanjutan kerja program atau organisasi, dan pelaksanaan untuk berbagai stakerholder dana kerja organisasi mereka.

·         Monitoring dan evaluasi

Monitoring dan evaluasi yaitu suatu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan, namun bukan berarti sama. Kata dari “monitoring dan evaluasi” cenderung mengarahkan bagaimana melaksanakan monitoring dan evaluasi tersebut secara bersamaan sebagai salah satu klesatuan, kenyataannya bahwa monitoring dan evaluasi adalah dua hal yang berbeda dalam suatu kegiatan organisasi, yang berhubungan tetapi tidak sama.

Monitoring dan evaluasi mengacu pada pembelajaran dari apa yang telah dilakukan dan bagaimana anda melakukannya dengan berfokus pada :

1.       Efficiency yaitu memperlihatkan suatu input (misalnya uang, waktu, staf, peralatan) dari pekerjaan yang sesuai dengan output.

2.      Effectiveness yaitu pengukuran kemajuan  dari suatu program atau project yang dicapai dari tujuan khusus yang telah direncanakan.

3.      Impact yaitu memperlihatkan bagaimana seseorang dapat membuat suatu pembedaan untuk mengatasi kondisi permasalahan yang telah diusahakan.

·         Prinsip-prisip monitoring dan evaluasi

Prinsip-prinsip monitoring dan evaluasi dilakukan secara obyektif guna mendapatkan data dan informasi yan akurat, meliputi :

1.      Partisipatif, banyak pihak yang terlibat mulai dari proses perencanaan hingga evaluasi program

2.      Transparan, pertanggung jawaban dilaporkan secara transparan.

3.      Tanggung gugat, pengambilan keputusan dan penggunaan sumberdaya bisa ditanggung di depan masyarakat luas.

4.      Kesetaraan, semua pihak yang terlibat dalam proses monitoring dan evaluasi mempunyai hak dan kedudukan yang setara.

5.      Kejujuran, pelaporan kegiatan dilakukan dengan jujur dan sesuai dengan kenyataan dilapangan.

6.      Berjiwa besar, dealam menerima dan memberikan kritik dan saran dari pihak lain

7.      Keterpaduan, monitoring dan evaluasi dilakukan denngan melihat semua arah secara terpadu dan menyeluruh

8.      Fleksibel, tidak kaku, sesuai dengan keadaan waktu dan tempat

9.      Kesepakatan, pelaksanaan monitoring dan evaluasi harus didasarkan pada kesepakatan bersama semua pihak

·         Tujuan melakukan monitoring dan evaluasi

1.      Membantu untuk mengidentifikasi suatu masalah dan penyebab

2.      Mengarahkan solusi yang mungkin dapat mengatasi suatu permasalahan

3.      Menimbulkan pertanyaan tentang asumsi dan strategi

4.      Mendorong anda untuk merefkleksikan bagaimana anda melakukan dan bagaimana anda mencapainya

5.      Menyediakan anda dengan informasi cara pandang

6.      Mendorong anda untuk beraksi dengan informasi dan cara pandang yang telah didapatkan.

7.      Meningkatkan kesempatan / kemampuan anda untuk dapat membuat pengembangan positif dengan cara yang berbeda

·         Perencanaan monitoring dan evaluasi

1.      Monitoring dan evaluasi harus menjadi bagian dari proses perencanaan

2.      Perlu memulai pertemuan untuk berbagi informasi tentang kinerja dan berhubungan dengan target pada saat dimulai

3.      Informasi utama pada saat pertemuan haruslah kondisi kenyataannya, pada saat dilaksanakannya asesmen / kasian awal.

·         Indikator keberhasilan

Keberhasilan pelaksanaan kegiatan pemberdayaan masyarakat yang dilakukan dinilai melalui beberapa indikator, antara lain :

1.      Terbangunnya kesepahaman dengan para pihak (stakeholders) terkait dengan kegiatan pemberdayaan masyarakat

2.      Terlah terdapat fasilitator / pendamping yang efektif bagi kegiatan pemberdayaan masyarakat dilapangan

3.      Terbangun dan berkembangnya kelembagaan masyarakat ditingkat desa, dan berfungsi dengan baik

4.      Kapasitas SDM (pengelola dan masyarakat) meningkat

5.      Keterampilan dan pengetahuan SDM (pengelola dan masyarakat )meningkat

6.      Kegiatan usaha ekonomi masyarakat telah berkembang

·         Objek monitoring dan evaluasi

Objek dari kegiatan monitoring meliputi empat unsur managemen yaitu planing, organizing, actuating, dan controlling.

1.      Perencanaan pemberdayaan masyarakat (makro)

a.       Sistem penyusunan rencana pemberdayaan masyarakat makro harus sesuai dengan ketentuan yang ada pada pedoman penyusunan master plan pemberadayaan masyarakat, diantaranya terkait tahapan kegiatan yang dilakukan dlam rangka pemberdayaan masyarakat.

b.      Pelaku kegiatan yang yang terlibat (stakeholder)

c.       Pada hal ini harus dipastikan apakah sudah melibatkan semua stakeholders terkait